Skala prioritas kerja membantu karyawan menentukan tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Adanya prioritas yang jelas, pekerjaan dapat diselesaikan secara lebih terarah sesuai deadline dan target tim. Ada empat metode yang bisa kamu gunakan. Matriks Eisenhower membantu menentukan prioritas harian. Time blocking membantu mengalokasikan waktu untuk setiap tugas. MoSCoW digunakan untuk menyaring backlog tim. Sementara itu, prinsip pareto membantu mengidentifikasi aktivitas yang punya dampak besar.

Berikut panduan membuat skala prioritas kerja yang dapat diterapkan oleh karyawan dan tim HR. Simak sampai tuntas, ya!

1. Kumpulkan Semua Tugas dalam Satu Daftar

Langkah pertama dalam membuat skala prioritas kerja adalah mencatat seluruh tugas yang masih harus diselesaikan. Gunakan satu tempat saja untuk memudahkan untuk monitoring, seperti Google Tasks, Spreadsheet, atau Google Calendar.

Cantumkan tiga informasi utama untuk setiap tugas, yaitu deadline (batas waktu penyelesaian tugas), estimasi durasi (perkiraan waktu yang dibutuhkan), dan pihak terkait (orang atau tim yang terlibat dalam pengerjaan).

Informasi tersebut membantu kamu memperkirakan beban kerja dan menentukan urutan pengerjaan secara realistis.

Selanjutnya, kelompokkan tugas berdasarkan tanggung jawabnya. Tugas individu dapat diprioritaskan secara mandiri. Sementara itu, backlog tim perlu ditinjau bersama agar urutan pengerjaan sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas tim.

Baca juga: Jenuh di Tempat Kerja? Ini 7 Strategi untuk Mengatasinya 

2. Jadwalkan Prioritas dengan Teknik Time Blocking

Time blocking adalah teknik manajemen waktu yang membagi jadwal menjadi blok khusus untuk mengerjakan tugas tertentu. Teknik ini membantu mengubah daftar prioritas menjadi rencana kerja yang lebih konkret. Google Calendar dapat digunakan untuk mengatur jadwal tersebut melalui fitur Task dan Event.

Cara menerapkan time blocking di Google Calendar

  1. Buka Google Calendar melalui gadget, laptop, atau komputermu.
  2. Pilih slot waktu yang tersedia atau klik Create.
  3. Pilih Task atau Event sesuai kebutuhan.
  4. Gunakan judul yang spesifik, seperti “Menyusun laporan Q4”.
  5. Atur tanggal dan durasi berdasarkan estimasi pengerjaan.
  6. Jadwalkan tugas prioritas pada waktu yang mendukung konsentrasi.
  7. Sisihkan waktu penyangga untuk permintaan mendadak dan perubahan jadwal.

Hindari memenuhi seluruh kalender dengan tugas. Sisakan waktu untuk istirahat, koordinasi, dan pekerjaan tak terduga, ya.

Lakukan evaluasi selama 15 menit setiap Jumat. Review tugas yang belum selesai dan sesuaikan estimasi durasi untuk minggu berikutnya.

3. Gunakan Matriks Eisenhower untuk Menentukan Prioritas Kerja

Matriks Eisenhower adalah metode untuk mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Metode ini membantu kamu membedakan pekerjaan yang membutuhkan tindakan segera dari pekerjaan yang perlu direncanakan.

Matriks Eisenhower membagi tugas menjadi empat kuadran seperti pada gambar berikut.

Contoh konkret-nya, revisi dokumen yang harus dikirim hari ini dapat masuk Kuadran 1. Persiapan program pelatihan karyawan termasuk Kuadran 2. Permintaan administratif yang dapat ditangani rekan kerja bisa masuk Kuadran 3. Sementara itu, rapat tanpa agenda yang jelas dapat dievaluasi untuk dihilangkan.

Cara menerapkan Matriks Eisenhower di tempat kerja

  1. Buat tabel empat kuadran menggunakan kertas atau Google Sheets.
  2. Nilai setiap tugas berdasarkan tenggat waktu dan dampaknya terhadap target kerja.
  3. Masukkan tugas ke kuadran yang sesuai.
  4. Kerjakan tugas mendesak dan penting terlebih dahulu.
  5. Jadwalkan tugas penting lainnya agar tidak terus tertunda.

Hindari menganggap semua permintaan mendadak sebagai prioritas utama. Pertimbangkan dampaknya terhadap target tim sebelum mengubah jadwal yang sudah disusun.

Baca juga: Manfaat Growth Mindset Agar Sukses dalam Hidup dan Karir

4. Terapkan Metode MoSCoW untuk Memprioritaskan Backlog Kerja

Metode MoSCoW membantu tim menentukan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam periode tertentu. Metode ini cocok digunakan ketika banyak request yang datang dari berbagai pihak dengan kapasitas kerja yang terbatas.

Menurut Agile Business Consortium, MoSCoW membagi kebutuhan ke dalam empat kategori.

  • Must Have: pekerjaan wajib yang menentukan keberhasilan hasil utama atau pemenuhan persyaratan penting.
  • Should Have: pekerjaan penting yang masih dapat ditunda jika terdapat kendala kapasitas.
  • Could Have: pekerjaan tambahan yang dikerjakan jika waktu dan sumber daya mencukupi.
  • Won’t Have this time: pekerjaan yang tidak masuk prioritas periode berjalan.

Cara memprioritaskan backlog kerja dengan MoSCoW

  1. Tentukan periode kerja, seperti tetapkan daftar pekerjaan untuk sprint dua minggu.
  2. Susun kriteria prioritas. Pertimbangkan dampak terhadap pelanggan, kepatuhan, risiko, dan usaha pengerjaan.
  3. Nilai konsekuensi penundaan. Tentukan dampak yang muncul jika suatu tugas tidak selesai pada periode tersebut.
  4. Sesuaikan dengan kapasitas tim. Hindari memasukkan terlalu banyak pekerjaan ke kategori Must Have.
  5. Sepakati hasilnya bersama tim. Pastikan setiap pemangku kepentingan memahami tugas yang dikerjakan dan ditunda.

Kategori Won’t Have this time bukan berarti pekerjaan ditolak secara permanen. Kategori ini menunjukkan bahwa pekerjaan belum menjadi prioritas pada periode berjalan.

5. Gunakan Prinsip Pareto untuk Menyaring Pekerjaan

Prinsip Pareto, atau aturan 80/20, menjelaskan bahwa sebagian kecil faktor dapat menghasilkan sebagian besar dampak dalam kondisi tertentu. Prinsip ini dalam pekerjaan sangat membantu mengidentifikasi aktivitas yang memberikan kontribusi terbesar terhadap hasil.

Joseph Juran mengembangkan penerapan gagasan tersebut dalam manajemen kualitas melalui konsep vital few dan useful many. Angka 80/20 bukan aturan mutlak. Proporsinya dapat berbeda jika disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kondisi tim.

Cara menerapkan prinsip Pareto dalam pekerjaan

  1. Tinjau hasil kerja sebelumnya. Gunakan data empat minggu terakhir, seperti laporan selesai, tiket terselesaikan, atau pencapaian target.
  2. Identifikasi aktivitas berdampak besar. Cari pekerjaan yang paling berkontribusi terhadap hasil tim.
  3. Alokasikan waktu secara proporsional. Berikan perhatian lebih pada aktivitas prioritas.
  4. Evaluasi pekerjaan pendukung. Pertimbangkan penyederhanaan, otomatisasi, atau delegasi untuk aktivitas yang kurang efektif.

Prinsip Pareto berguna ketika daftar pekerjaan penting masih terlalu panjang. Namun, jangan menghapus tugas hanya karena kontribusinya tidak terlihat secara langsung. Pekerjaan administratif dan pendukung tetap dapat berperan penting dalam kelancaran operasional

6. Peran HR dalam Membantu Karyawan Menyusun Skala Prioritas

Skala prioritas kerja tidak hanya bergantung pada kemampuan individu. Pembagian tugas, ekspektasi atasan, dan budaya kerja juga memengaruhi efektivitas pengelolaan waktu.

Penelitian meta-analisis oleh Aeon et al (2021) menemukan bahwa manajemen waktu berkaitan dengan kesejahteraan karyawan yang lebih baik dan tingkat distres yang lebih rendah. Namun, kekuatan hubungan tersebut berbeda menurut hasil yang diteliti.

HR harus mengetahui cara menangani stress pada karyawan. Utamanya dalam beban tugas yang dikerjakannya.

HR dapat mendukung penerapan skala prioritas melalui beberapa langkah berikut.

  • Menyepakati standar prioritas. Bantu setiap divisi membedakan tugas mendesak, penting, dan dapat ditunda.
  • Menggunakan MoSCoW dalam perencanaan. Terapkan metode ini ketika tim menyusun target bulanan.
  • Menyediakan template kerja. Bagikan panduan time blocking agar karyawan dapat merencanakan tugas dengan lebih terstruktur.
  • Mengatur waktu fokus. Pertimbangkan blok bebas rapat agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi.
  • Meninjau beban kerja. Gunakan sesi one-on-one untuk membahas hambatan dan kebutuhan dukungan.

HR dapat memanfaatkan data jam kerja untuk memahami distribusi beban kerja. Informasi mengenai pengelolaan lembur dan penggajian tersedia melalui Gadjian. Sementara itu, Hadirr menyediakan informasi terkait presensi dan jadwal kerja.

Baca juga: Hustle Culture Detox: Keluar dari Budaya Kerja Berlebihan?

Atur Strategi Kerjamu Lewat Konseling & Konsultasi Payuung

Pengelolaan waktu yang baik perlu didukung lingkungan kerja yang sehat. Ketika stress dan kecemasan kerja berlangsung terus-menerus, penyusunan skala prioritas saja belum tentu cukup untuk mengatasi masalah.

Payuung merupakan platform kesejahteraan karyawan di Indonesia yang menghubungkan perusahaan dan karyawan dengan berbagai benefit kesehatan fisik, finansial, hingga mental.

Sebagai komitmen mendukung kesehatan mental, Payuung menyediakan benefit kesehatan mental yang mencakup Solusi Konseling Karyawan. Adapun karyawan juga dapat memperoleh aksesnya secara mandiri dengan konselor atau psikolog sesuai layanan yang dibutuhkan.

Banner Konseling & Konsultasi Kesehatan Mental

Apabila perusahaanmu belum beafiliasi dengan Payuung, kamu masih bisa mengakses Konseling & Konsultasi dan unduh Payuung Pribadi di Google Play dan App Store.

Sudah atur skala prioritas, tapi malah sulit mengatur energi karena stress dan cemas kerja terus? Booking sesi konselingmu sekarang!

Daftar Presentasi Payuung

Referensi

Aeon, B., Faber, A., & Panaccio, A. (2021). Does time management work? A meta-analysis. PLOS ONE, 16(1). https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371%2Fjournal.pone.0245066

Agile Business Consortium. (2026, 18 Mei). MoSCoW Prioritization. https://www.agilebusiness.org/?p=2831

Juran Institute. A Guide to the Pareto Principle (80/20 Rule) & Pareto Analysis. https://www.juran.com/blog/a-guide-to-the-pareto-principle-80-20-rule-pareto-analysis/