Skill gap adalah selisih antara skill karyawan saat ini dan keterampilan dibutuhkan untuk memenuhi standar pekerjaan. Ketika mengidentifikasi skill gap, HR perlu membandingkan skill aktual dengan target setiap posisi, menilai selisihnya, lalu menentukan prioritas pengembangan. Hasil proses ini menjadi dasar bagi perusahaan untuk menyusun rencana pengembangan skill sesuai kebutuhan karyawan dan target bisnis.
Skill gap sering terlihat dari hasil kerja sehari-hari. Revisi berulang, lembur, hingga penurunan rasa percaya diri merupakan dampak dari adanya skill gap tersebut. Sudah pasti HR perlu memahami penyebabnya agar rencana pengembangan karier tidak berhenti pada pelatihan, tetapi turut membantu karyawan bekerja lebih efektif.
1. Tentukan Target Skill untuk Setiap Posisi
Langkah pertama adalah menentukan skill sesuai tanggung jawab setiap posisi. HR dapat mengacu pada job description, KPI, serta rencana bisnis perusahaan dalam 12 bulan ke depan.
Hindari indikator terlalu umum seperti ‘komunikasi’ atau ‘leadership’. Pecahlah indikator tersebut menjadi skill spesifik, misalnya menulis laporan mingguan, menyampaikan presentasi kepada klien, atau memberikan umpan balik kepada anggota tim.
Gunakan skala kompetensi lima level agar penilaian lebih konsisten. Tetapkan level target untuk setiap keterampilan aktual karyawannya, seperti:
- Level 1: Memahami basic skill.
- Level 2: Mulai menerapkan skill dengan arahan.
- Level 3: Mampu bekerja mandiri sesuai standar.
- Level 4: Mampu menangani pekerjaan kompleks.
- Level 5: Menjadi rujukan atau ahli dalam bidangnya.
2. Cara Menilai Skill Kerja Secara Objektif
Cara menilai indikator penilaian kinerja dengan satu sumber data saja belum cukup. Self-assessment mencerminkan persepsi, nilai atasan mencerminkan pengamatan, dan data kerja mencerminkan hasil. Sebagai HR, kamu bisa menggabungkan lima sumber berikut:
- Self-assessment: karyawan menilai level dirinya per keterampilan.
- Penilaian atasan: memakai skala sama dengan self-assessment.
- Data KPI: kualitas output, waktu penyelesaian, dan jumlah revisi.
- Tes praktik atau simulasi: cocok untuk keterampilan teknis seperti analisis data.
- Feedback dari rekan atau klien: untuk komunikasi dan kolaborasi.
Beri bobot tiap sumber, misalnya atasan 35%, KPI 30%, self-assessment 15%, tes praktik 10%, feedback dari rekan kerja 10%. Bobot ini contoh dan perlu disesuaikan dengan peran. Selisih besar antara self-assessment dan nilai atasan perlu didiskusikan, bukan langsung dianggap salah satu pihak keliru.
3. Hitung Skill Gap Analysis
Menghitung skill gap ini cukup simple, dengan rumusnya:
Gap = Level Target -Level Aktual
Nilai nol atau negatif berarti kompetensi sudah memenuhi standar. Tabel berikut memakai contoh peran digital marketing specialist.
| Skill | Target | Aktual | Gap | Dampak | Skor Prioritas |
| Analisis data campaign | 4 | 2 | 2 | 5 | 10 |
| Pengelolaan iklan berbayar | 4 | 3 | 2 | 1 | 5 |
| Penulisan konten | 3 | 3 | 0 | 3 | 0 |
| Alat AI untuk riset | 3 | 1 | 2 | 3 | 6 |
4. Prioritaskan Gap Berdasarkan Dampak
Gap sama belum tentu punya prioritas yang sama. Hitung skor prioritasnya dengan rumus:
Prioritas = Gap x Dampak ke target bisnis
Pada tabel, analisis data campaign (skor 10) berada di urutan pertama, disusul alat AI (skor 6), dan iklan berbayar (skor 5).
Apabila ada di level tim, tambahkan faktor jumlah karyawan terdampak dan tenggat kebutuhan. Selesaikan tiga skala prioritas kerja teratas lebih dulu. Gap besar pada keterampilan berdampak rendah dapat dijadwalkan kemudian.
Baca juga: Digital Wellbeing Karyawan: Cara Mengatur Screen Time agar Tidak Brainrot
5. Cari Akar Masalah Lewat Analisis Kebutuhan Pelatihan
Tidak semua gap selesai dengan melakukan pelatihan. Analisis terlebih dahulu kebutuhan pelatihan dengan memeriksa penyebab sebelum memilih solusi. Ajukan tiga poin pertanyaan kepada karyawan dan atasan, seperti apakah standar sudah jelas, apakah alat dan waktu tersedia, apakah materinya pernah dipelajari.
| Temuan | Tindakan |
| Level rendah, materi belum pernah dipelajari | Kursus, mentoring |
| Keterampilan ada, tidak terpakai | Rotasi tugas, penyesuaian peran |
| Tools atau prosedur kurang memadai | Perbaiki tools dan alur kerja |
| Strategi berubah, keterampilan baru dibutuhkan | Reskilling terjadwal |
| Keterampilan tidak tersedia di internal | Rekrut atau libatkan konsultan |
6. Buat Rencana Pengembangan Skill dan Karier
Rencana pengembangan skill ditulis per orang dalam satu halaman. Isinya dapat memuat lima komponen:
- Skill sasaran dan level target.
- Metode belajar yang diperlukan, meliputi kursus, mentoring, proyek praktik, atau shadowing.
- Jadwal belajar mingguan dan tenggatnya.
- Dukungan atasan atau mentor.
- Indikator keberhasilan terukur.
Contohnya: Rina, seorang marketer, berada di level 2 untuk analisis data dengan target level 4 dalam enam bulan. Basic course berlangsung pada bulan 1 sampai 2, proyek laporan campaign pada bulan 3 sampai 4, dan review mentor tiap dua minggu. Indikatornya laporan bulanan selesai mandiri tanpa revisi yang makro.
Hubungkan rencana dengan jalur karier. Tulis peran berikutnya dan keterampilan dibutuhkan. Pilih dua sampai tiga keterampilan per semester agar beban belajar tetap realistis.
Baca juga: Job Flourishing: Konsep Baru yang Bisa Jadi Lawan dari Quiet Quitting
7. Evaluasi Hasil Pengembangan secara Berkala
Lakukan asesmen ulang setiap tiga sampai enam bulan atau saat strategi bisnis berubah. Bandingkan level baru dengan data awal. Pantau tiga indikator yaitu persentase karyawan memenuhi level target, penurunan gap, dan perubahan KPI terkait. Jika gap tidak turun, kembali ke langkah 5 dan periksa ulang akar masalahnya.
Evaluasi hasil pengembangan karier dapat dilakukan dengan meninjau pelatihan karyawan, pencapaian skill atau kompetensi, serta perubahan hasil kerja setelah program berjalan.
Payuung, platform agregator produk finansial dan wellness pertama di Indonesia, menyediakan solusi benefit karyawan untuk mendukung proses pengembangan skill melalui Solusi Pengembangan Karyawan.
Melalui fitur ini, HR dapat mengelola kebutuhan pelatihan sesuai rencana pengembangan karyawan. Admin HR juga dapat memantau program pelatihan agar selaras dengan target skill dan kebutuhan perusahaan. Sementara itu, karyawan dapat mengakses Marketplace Event untuk memilih berbagai acara dan pelatihan sesuai kebutuhan pengembangan diri serta rencana karier mereka.
Dengan dukungan tersebut, perusahaan dapat mengarahkan program pelatihan secara lebih terstruktur. HR pun memiliki dukungan untuk menghubungkan kebutuhan pengembangan skill dengan rencana pengembangan karier setiap karyawan.
Ingin mengelola pelatihan karyawan secara lebih terarah dan membantu tim menutup skill gap? Hubungi tim Payuung sekarang untuk mengetahui solusi benefit karyawan sesuai kebutuhan perusahaanmu!
